Varför stämmer inte saldot med verifikationerna?

BALANCE-VS-TRANSACTIONS Balanser och resultat ska stämma med de verifikationer som ligger i filen.

Varje saldo i bokföringen ska gå att räkna fram ur de bokförda raderna. För ett balanskonto ska ingående balans plus årets verifikationer bli den utgående balansen, och för ett resultatkonto ska årets verifikationer bli årets resultat. Bokförklaring bygger upp varje konto på nytt ur verifikationerna i SIE-filen och visar de konton där det skiljer mer än ett öre.

Varför det händer

En differens betyder att något har kommit in i saldot vid sidan av verifikationerna. Det vanligaste är att en balans har skrivits in eller justerats för hand, till exempel när ingående balanser fördes över från ett annat program, och att den händelse som ligger bakom aldrig fick någon verifikation. Det andra är att en verifikation saknas i filen.

På ett resultatkonto finns ingen ingående balans. Där ska årets resultat vara exakt summan av årets rader, så en differens betyder att något har bokats utanför verifikationerna. Kontrollera särskilt verifikationer som har bokats om eller makulerats.

Kontrollen räknar bara verifikationer med datum inom räkenskapsåret. En typ 4-fil kan innehålla verifikationer för flera år, och de andra årens rader får inte räknas mot det här årets saldon. Konton i klass 1 och 2 räknas som balanskonton, klass 3–8 som resultatkonton.

Så ser du det i din bokföring

Ta ut huvudboken för kontot i fyndet och summera raderna. Jämför sedan med det utgående saldot i balansrapporten, eller med resultatrapporten för ett resultatkonto.

Stämmer huvudboken men inte saldot är det saldot som ska rättas. Saknas det en rad i huvudboken som borde finnas där är det en verifikation som fattas. Fynden kommer med den största differensen först, och det brukar vara den du ska börja med.

Om filen inte innehåller några verifikationer alls kan kontrollen inte köras. Bokförklaring säger då det i stället för att vara tyst. En fil av SIE-typ 1–3 innehåller bara saldon, så då behöver du exportera en typ 4-fil med transaktioner. Om filhuvudet säger typ 4 men det inte finns en enda verifikation har exporten brustit eller filen huggits av. Då får du en varning, och du bör exportera på nytt och jämföra filstorleken.

Exempel

Företagskontot 1930 har en ingående balans på 50 000,00 kr. Årets verifikationer flyttar −12 300,00 kr på kontot, så de bokförda raderna ger 37 700,00 kr. Filen anger utgående balans 38 200,00 kr, en differens på 500,00 kr.

Kontoutdraget visar 38 200,00 kr, så det är saldot som stämmer och raderna som inte gör det. När du går igenom kontoutdraget hittar du en kundinbetalning på 500,00 kr som har räknats in i saldot men aldrig bokförts. Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse ha en verifikation, så inbetalningen bokförs:

Konto	Debet	Kredit
1930 Företagskonto	500,00
1510 Kundfordringar		500,00

Efter det ger 50 000,00 − 12 300,00 + 500,00 = 38 200,00 kr, alltså samma som den utgående balansen. Hur ett handinskrivet saldo sedan återställs beror på programmet. Det viktiga är att saldot till slut går att räkna fram ur raderna.

Vanliga frågor

Min fil är en typ 2-export. Kontrolleras saldona ändå?

Inte mot verifikationer, eftersom filen inte innehåller några. Om filen har månadssiffror stämmer Bokförklaring i stället av saldona mot dem, se saldo stämmer inte med månadssiffrorna. Den kontrollen är svagare, så exportera hellre typ 4 med transaktioner.

Vad är skillnaden mot att en verifikation inte går jämnt ut?

Den här kontrollen säger att en total är fel på ett konto. Verifikationen går inte jämnt ut säger att en enskild verifikation är trasig i sig själv, och det kan finnas även när alla saldon stämmer.

Räknas verifikationer från förra året?

Nej. Bara verifikationer daterade inom räkenskapsåret räknas mot årets saldon.