Varför stämmer inte balansräkningen med resultaträkningen?
BALANCE-ZERO Utgående balanser och årets resultat ska tillsammans summera till 0,00.
I dubbel bokföring har varje verifikation lika mycket debet som kredit. Lägger du ihop alla balanskontons utgående saldon och alla resultatkontons saldon, med debet som plus och kredit som minus, ska summan därför alltid vara 0,00 kr. Blir den inte det finns en obalans någonstans, oftast i ingående balanser som skrivits in för hand. Bokförklaring räknar den summan ur SIE-filen.
Varför det händer
Under året är balansräkningen inte i balans på egen hand, och det är helt normalt. Differensen mellan tillgångar och eget kapital plus skulder är årets ännu obokförda resultat, och samma belopp med omvänt tecken finns på resultatkontona. Därför ska de två delarna tillsammans bli noll.
Efter bokslutet förs resultatet från 8999 Årets resultat till 2099 Årets resultat i ett aktiebolag, eller 2019 Årets resultat i en enskild firma. Då går båda delarna jämnt ut var för sig, och summan är fortfarande noll. Kontrollen fungerar alltså både mitt i året och efter bokslut.
När summan inte blir noll är det vanligen något av detta:
- Ingående balanser är fel. Har de skrivits in för hand utan att gå jämnt ut följer obalansen med hela året. Det är den vanligaste orsaken.
- En verifikation går inte jämnt ut. De flesta program hindrar det, men en importerad eller ändrad verifikation kan slinka igenom.
- Programmets egna saldon har blivit fel, till exempel efter en avbruten import eller en omräkning som inte blev klar.
Så ser du det i din bokföring
Ta fram balansrapporten och resultatrapporten för samma period. Årets resultat i resultatrapporten ska vara lika stort som skillnaden mellan tillgångar och eget kapital plus skulder i balansrapporten. Visar din balansrapport ett beräknat resultat som inte stämmer med resultatrapporten är det samma fel.
Börja med ingående balanser: lägg ihop kolumnen och se om den blir noll. Blir den det, gå vidare till verifikationslistan och leta efter en verifikation där debet och kredit skiljer. Differensen i kronor är en bra ledtråd. Sök efter exakt det beloppet i huvudboken.
Kontrollen här använder de utgående balanser och resultatsaldon som bokföringsprogrammet själv har skrivit i filen. Den räknar inte om dem ur verifikationerna, det gör kontrollen av saldon mot verifikationer. Differenser på högst ett öre räknas som avrundning.
Exempel
Ett aktiebolag bytte bokföringsprogram vid årsskiftet och skrev in ingående balanser för hand. På 1930 Företagskonto blev ingående balans 4 000,00 kr för hög, utan att något annat konto ändrades.
Mitt i året visar filen utgående balanser på 91 300,00 kr på 1930, 15 000,00 kr på 1510 Kundfordringar, −11 500,00 kr på 2440 Leverantörsskulder, −25 000,00 kr på 2081 Aktiekapital och −40 000,00 kr på 2091 Balanserad vinst eller förlust. Det blir 29 800,00 kr.
Resultatkontona: −148 000,00 kr på 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms, 36 000,00 kr på 5010 Lokalhyra och 86 200,00 kr på 6540 IT-tjänster. Det blir −25 800,00 kr, alltså en vinst på 25 800,00 kr.
Tillsammans 4 000,00 kr i stället för 0,00. Felet är ingående balans på 1930, och den rättas genom att sänka den med 4 000,00 kr, inte med en verifikation. Efter rättelsen går debet och kredit ihop:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 87 300,00 | |
| 1510 Kundfordringar | 15 000,00 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 11 500,00 | |
| 2081 Aktiekapital | 25 000,00 | |
| 2091 Balanserad vinst eller förlust | 40 000,00 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 148 000,00 | |
| 5010 Lokalhyra | 36 000,00 | |
| 6540 IT-tjänster | 86 200,00 | |
| Summa | 224 500,00 | 224 500,00 |
I det här fallet slår också kontrollen av att ingående balanser går jämnt ut, med samma 4 000,00 kr. Det pekar ut ingående balans som orsak.
Vanliga frågor
Min balansräkning går inte jämnt ut mitt i året. Är det fel?
Nej, inte i sig. Före bokslut skiljer balansräkningens två sidor med årets resultat. Det som ska stämma är att skillnaden är lika stor som resultatet i resultaträkningen.
Kan jag rätta differensen med en verifikation mot ett eget kapital-konto?
En verifikation som går jämnt ut har lika mycket debet som kredit och kan därför inte ändra summan. Felet sitter i något som inte gick jämnt ut från början, oftast ingående balans. Rätta det där.
Differensen är exakt lika stor som en viss verifikation. Vad betyder det?
Att den verifikationen troligen är bokförd bara på ena sidan, eller att en rad har fallit bort. Öppna den och jämför debet och kredit.
Källor
- Bokföringslag (1999:1078), 5 kap. 1 § och 6 kap. 4 § — huvudbokföring och årsbokslut med resultat- och balansräkning
- Årsredovisningslag (1995:1554), 2 kap. 4 § punkt 7 — ingående balans ska stämma överens med föregående års utgående balans
- BAS kontoplaner — kontoplan BAS 2026 med 1510, 1930, 2019, 2081, 2091, 2099, 2440, 3001, 5010, 6540 och 8999