Varför stämmer inte debet och kredit i min verifikation?

VOUCHER-BALANCE Varje verifikation ska ha lika stor debet som kredit.

I dubbel bokföring ska varje verifikation ha exakt lika stor debet som kredit. Går den inte jämnt ut saknas en rad, eller så har ett belopp blivit fel. Bokförklaring summerar varje verifikation i SIE-filen för sig och visar de som avviker med mer än ett öre.

Varför det händer

Den vanligaste orsaken är ett enkelt skrivfel: två siffror har bytt plats i ett belopp, eller en rad har fallit bort när verifikationen registrerades. En momsrad som aldrig kom med ger samma resultat.

Felet syns inte alltid i balansrapporten. Om två verifikationer har fel som råkar ta ut varandra stämmer alla saldon, men båda verifikationerna är fortfarande felaktiga. Därför kontrolleras verifikationerna en och en, inte bara kontonas totaler. Den kontrollen gör saldo stämmer inte med verifikationerna.

Är det många verifikationer på en gång, fler än tio, är det sällan enskilda misstag. Då brukar filen vara avhuggen, exporten har bara skrivit ut delar av verifikationerna, eller raderna har lästs in fel. Bokförklaring visar i så fall ett samlat fynd med de fem största differenserna i stället för en lång lista.

En rad i filen som inte gick att läsa får också verifikationen att se obalanserad ut. Visas samtidigt fyndet SIE-filen gick inte att läsa helt, börja med det.

Så ser du det i din bokföring

Öppna verifikationen i bokföringsprogrammet och jämför raderna med underlaget, till exempel kvittot eller fakturan. Fyndet anger verifikationens nummer, datum, text och hur stor differensen är, och om det är debet eller kredit som är för stor.

Ta också ut verifikationslistan. Går verifikationen jämnt ut i programmet men inte i filen är det exporten som brister, inte bokföringen. Exportera då SIE-filen på nytt och kontrollera att hela filen kom med.

Exempel

Ett inköp av förbrukningsinventarier för 1 250,00 kr inklusive 25 % moms har registrerats med kredit 1 520,00 kr på företagskontot. Debet är 1 000,00 + 250,00 = 1 250,00 kr, kredit 1 520,00 kr. Verifikationen summerar till −270,00 kr: det står 270,00 kr för mycket på kredit.

Så ska verifikationen se ut:

Konto	Debet	Kredit
5410 Förbrukningsinventarier	1 000,00
2641 Debiterad ingående moms	250,00
1930 Företagskonto		1 250,00

Vad du gör åt det beror på var felet sitter, så öppna verifikationen i bokföringsprogrammet först.

Balanserar den i programmet är det filen som är fel, inte bokföringen. Rätta ingenting i bokföringen. Exportera en ny SIE-fil och granska den i stället.
Balanserar den inte heller i programmet har den troligen kommit in utan programmets vanliga kontroll, till exempel genom en import från ett annat system. Kontakta programmets support innan du bokar något. Hur en sådan verifikation rättas beror på hur programmet låter dig makulera eller ändra en importerad verifikation. Att själv boka en rättelse som bara tar bort de 270,00 kronorna löser inte problemet, eftersom den rättelsen inte heller skulle gå jämnt ut.

Hur rättelsen än görs gäller samma regler. Felet rättas inte genom att verifikationen raderas eller skrivs över. Enligt Bokföringsnämnden ska det som har bokförts inte gå att radera. I en datorbaserad bokföring ska en felaktig bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost, som är en ny bokföringspost med en egen verifikation. Bokföringslagen kräver att det framgår när rättelsen gjordes och vem som gjorde den. BFN föreslår att du skriver rättelsens verifikationsnummer på den felaktiga verifikationen, så att den som granskar ser att den är rättad.

Rättelsen bokförs i den redovisningsperiod då felet upptäcktes. Upptäcks felet medan du fortfarande arbetar med perioden, till exempel när februari stäms av i mars, räknas rättelsen till den perioden.

Vanliga frågor

Får jag ändra direkt i den felaktiga verifikationen?

Inte i en datorbaserad bokföring. BFN:s allmänna råd säger att en bokföringspost där ska rättas genom en särskild rättelsepost, och att det bokförda inte ska gå att radera eller göra oläsligt. Det felaktiga ska alltså gå att läsa även efteråt.

Balansrapporten ser rätt ut. Kan verifikationen ändå vara fel?

Ja. Två verifikationer med fel som tar ut varandra ger rätt saldon men två felaktiga verifikationer. Därför kontrolleras varje verifikation för sig.

Hur stor differens räknas?

Allt över ett öre. Det finns ingen tolerans för avrundning, eftersom en verifikation antingen går jämnt ut eller inte.

Vad betyder det om väldigt många verifikationer inte går jämnt ut?

Att filen troligen är problemet och inte bokföringen. Exportera på nytt och jämför filstorleken. Kvarstår felet, stäm av de verifikationer som nämns mot underlagen.