Varför stämmer inte ingående balans med förra årets utgående balans?

OPENING-BALANCE-CHAIN Ingående balanser ska matcha föregående års utgående balanser, konto för konto.

Årets ingående balans på varje balanskonto ska vara exakt samma belopp som kontots utgående balans året innan. Det är inte en tumregel utan ett krav i årsredovisningslagen. Avviker de har nästan alltid något bokförts i det gamla året efter att balanserna fördes över, och lösningen är att föra över dem på nytt. Bokförklaring jämför de två åren konto för konto när SIE-filen innehåller båda.

Varför det händer

De flesta bokföringsprogram låter dig öppna det nya året innan det gamla är färdigt. Ingående balanser förs då över från det gamla året som det såg ut just då. Bokför du sedan något mer i det gamla året ändras dess utgående balans, men det nya årets ingående balans står kvar.

Typiska efterhandsbokningar:

en leverantörsfaktura eller betalning som hörde till december och dök upp i januari
bokslutsposter som avskrivningar, periodiseringar och skatt
bokslutsverifikationen som för årets resultat till 2099 Årets resultat (aktiebolag) eller 2019 Årets resultat (enskild firma)
en rättelse av ett fel i det gamla året

En annan orsak är att ingående balanser har skrivits in för hand, till exempel vid byte av bokföringsprogram, och att någon siffra blev fel.

Så ser du det i din bokföring

Ta fram balansrapporten för båda åren. Jämför kolumnen för utgående balans i det gamla året med kolumnen för ingående balans i det nya, rad för rad. Det räcker att titta på balanskontona, klass 1 och 2. Resultatkontona börjar alltid om från noll.

Hittar du ett konto som skiljer, öppna huvudboken för det kontot i det gamla året och leta efter verifikationer med sent registreringsdatum. Ofta skiljer två konton med samma belopp men olika tecken, som i exemplet nedan, och då är det en och samma verifikation som saknas i överföringen.

Kontrollen här jämför varje balanskonto som förekommer i något av åren, och ett konto som bara finns på ena sidan räknas som noll på den andra. Differenser på högst ett öre räknas som avrundning. Allt däröver är ett fel.

En begränsning är viktig att känna till. Kontrollen kan bara jämföra det som står i SIE-filen. Om ditt program räknar fram både förra årets utgående och årets ingående balans ur samma bokföring när filen skapas, blir de lika i filen även om programmet har sparat en annan ingående balans. Då kan ett fel finnas utan att det syns här. Innehåller filen inte förra året alls görs ingen jämförelse, och det står då under vad som kontrollerades. Jämförelsen i balansrapporten ovan är därför värd att göra själv en gång per år.

Exempel

Ett aktiebolag förde över balanserna till det nya året den 15 januari. Den 20 januari bokades en betalning av en leverantörsfaktura i det gamla året, daterad 31 december: debet 2440 Leverantörsskulder 5 000,00 kr, kredit 1930 Företagskonto 5 000,00 kr.

Utgående balans i det gamla året blev då 37 300,00 kr på 1930 och −8 750,00 kr på 2440. I det nya året står ingående balans kvar på 42 300,00 kr och −13 750,00 kr. Båda kontona skiljer med 5 000,00 kr, men åt var sitt håll, så summan av alla ingående balanser är fortfarande noll. Det är därför en kontroll av summan inte räcker.

Rätta genom att köra programmets överföring av ingående balanser från föregående år igen. Den flyttar ingående balanserna så här:

Konto	Debet	Kredit
2440 Leverantörsskulder	5 000,00
1930 Företagskonto		5 000,00

Efter överföringen är ingående balans 37 300,00 kr på 1930 och −8 750,00 kr på 2440, samma som förra årets utgående. Bokför inte detta som en vanlig verifikation i det nya året. Då hamnar utgående balans rätt men ingående balans är fortfarande fel.

Vanliga frågor

Jag har bokat årets resultat på 2099 efter överföringen. Gör det något?

Ja, om bokslutsverifikationen hamnar i det gamla året efter överföringen ändras utgående balans på 2099 men inte ingående balans i det nya året. Då slår den här kontrollen på 2099, och oftast går årets ingående balanser inte heller jämnt ut. För över balanserna igen när bokslutet är klart.

Ska vinsten flyttas från 2099 till 2091 i ingående balansen?

Nej. Ingående balans på 2099 ska vara exakt det som stod där vid årets slut. Att föra resultatet vidare till 2091 Balanserad vinst eller förlust, eller till 2098 Vinst eller förlust från föregående år, görs med en verifikation i det nya året.

Kontrollen hittade inget. Betyder det att allt stämmer?

Det betyder att de två åren i filen stämmer mot varandra. Som beskrivet ovan kan programmet ha skrivit båda ur samma bokföring, och då säger jämförelsen mindre. Kontrollera en gång själv i balansrapporten.