Varför stämmer inte mina kundfordringar och leverantörsskulder?
SUB-LEDGER Kund- och leverantörsreskontran ska omsättas och ha rätt tecken.
Kundfordringar ska stå i debet och leverantörsskulder i kredit. Står 1510 i kredit har kunderna sammantaget betalat mer än de fakturerats, och står 2440 i debet har leverantörerna fått mer än de fakturerat. Bokförklaring kontrollerar också om förra årets fordringar och skulder har hunnit regleras under året.
Varför det händer
Ett kreditsaldo på kundfordringarna beror oftast på något av detta:
- en kreditfaktura som aldrig kvittats mot sin originalfaktura,
- en kund som betalat i förskott. Det är helt i sin ordning, men förskottet hör hemma på 2420 Förskott från kunder, inte som en negativ fordran.
Ett debetsaldo på leverantörsskulderna beror oftast på:
- en faktura som betalats två gånger,
- en betalning som bokats mot skulden utan att fakturan bokförts.
Det andra mönstret gäller ålder. Om årets inbetalningar inte räcker för att täcka det som var obetalt vid årets början finns något från förra året kvar efter mer än tolv månader.
Så ser du det i din bokföring
Ta fram balansrapporten och titta på summan av 1510–1518 och 2440–2448. Jämför sedan med kund- respektive leverantörsreskontran, alltså listan över öppna poster i ditt program. Poster med fel tecken är där felet sitter.
Det här kontrollerar Bokförklaring, och inget mer:
- Tecknet. Kundfordringskontona 1510–1518 summeras och får inte ha ett kreditsaldo större än 100 kr. Leverantörsskuldkontona 2440–2448 summeras och får inte ha ett debetsaldo större än 100 kr.
- Förra årets saldo. Allt som minskat saldot under året räknas ihop, alltså krediteringar på kundfordringarna och debiteringar på leverantörsskulderna. Är det mindre än den ingående balansen, med mer än 100 kr, finns minst mellanskillnaden kvar av förra årets fakturor. Det förutsätter att varje betalning gått till den äldsta fakturan först, vilket är det mest välvilliga antagandet.
Båda är varningar, inte fel. En gammal fordran kan vara omtvistad, ligga på avbetalningsplan eller gälla ett närstående företag.
Gränserna är viktiga. En SIE-fil innehåller verifikationer och saldon, men ingen reskontra. Den säger inte vilken faktura en betalning gällde, när en faktura förföll eller om den är omtvistad. Bokförklaring kan därför aldrig peka ut en enskild faktura, bara räkna fram att ett belopp finns kvar. Eftersom kontona summeras som grupp syns inte heller ett konto med fel tecken som tas ut av ett annat. 1519 Nedskrivning av kundfordringar ligger utanför, eftersom en nedskrivning står i kredit av naturen.
Har ingen rad bokats på kontona under året gör den här kontrollen inget. Då är det ett saldo som ligger stilla.
Exempel
En leverantörsfaktura på 6 250,00 kr för förbrukningsinventarier bokas: debet 5410 Förbrukningsinventarier 5 000,00 kr, debet 2640 Ingående moms 1 250,00 kr, kredit 2440 Leverantörsskulder 6 250,00 kr. Fakturan betalas sedan av misstag två gånger, och varje gång bokas debet 2440, kredit 1930 Företagskonto med 6 250,00 kr.
2440 står nu med ett debetsaldo på 6 250,00 kr, och Bokförklaring varnar för att leverantörsskulderna har debetsaldo.
Leverantören betalar tillbaka dubbelbetalningen. Insättningen bokas mot skulden:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 6 250,00 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 6 250,00 |
Efter det står 2440 på noll för den här leverantören. Har pengarna inte kommit tillbaka vid bokslutet är det en fordran på leverantören, inte en negativ skuld.
Vanliga frågor
Kunden har betalat i förskott. Är det fel?
Nej, förskottet är riktigt. Men det är en skuld till kunden och hör hemma på 2420 Förskott från kunder tills du fakturerar.
Varför kan ni inte säga vilken faktura det gäller?
För att en SIE-fil inte innehåller reskontran. Den visar vad som bokats på kontot, inte vilken betalning som hör till vilken faktura. Den uppgiften finns bara i reskontran i ditt bokföringsprogram.
En kund kommer aldrig att betala. Vad gör jag?
Är förlusten sannolik men inte säker kan fordran skrivas ned mot 1519 Nedskrivning av kundfordringar. Är den konstaterad bokas den som kundförlust på 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar.
Räknas en kreditfaktura som en betalning?
I åldersberäkningen, ja. Kontrollen ser bara att saldot minskat, inte varför, så en kreditfaktura räknas på samma sätt som en inbetalning.